Gestão de Projeto baseado no PMBOK

Projeto é esforço temporário para a criação de um produto ou serviço ou resultado único, exclusivo. Assim, possui duas principais premissas: temporalidade (início e fim) e incerteza (o caminho a ser percorrido é desconhecido).

Considerando essas premissas e focando o ambiente de projetos de desenvolvimento de software, o Standish Group divulgou no Chaos Report de 1995 que, somente nos EUA, foram desperdiçados 81 bilhões de dólares em projetos fracassados. De um total de 175.000 projetos acompanhados, 31,1% foram cancelados antes de serem concluídos; 52,7% custaram quase duas vezes o valor do custo previsto inicialmente e apenas 16,2% teve sucesso. Esse mesmo relatório, em 2010, apresentou melhoras: 37% dos projetos teve  sucesso, 42% foram contestados e 21% fracassaram.

Para evitar este relevante e dispendioso risco de fracasso, faz-se necessário o uso de um conjunto de conhecimento envolvendo métodos, processos, técnicas e normas para uma eficaz gestão do projeto. Assim, surgiu o Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK), um conjunto de boas práticas consolidadas e adotadas pelos gerentes de projeto de todo mundo.

O PMBOK define a atividade de gerenciamento de projetos como sendo a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas à atividade do projeto de modo a atender seus requisitos. Essa gestão é realizada pela aplicação de 42 processos agrupados em 5 grupos: iniciação, planejamento, execução, monitoramente e controle e encerramento.

Os processos também podem ser agrupados em 9 áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, RH, comunicação, riscos e aquisições. Dessa forma, tem-se uma matriz grupos de processos X áreas conhecimento, onde são distribuídos os processos.

No grupo iniciação, são apenas dois processos: desenvolver o termo de abertura do projeto, da área de conhecimento integração e identificar partes interessadas (stakeholders) da área de conhecimento. No grupo planejamento tem-se 20 processos divididos em todas as áreas de conhecimento: integração, desenvolver o plano de gerenciamento do projeto; escopo, obter requisitos, definir escopo e criar EAP (WBS); tempo, definir e sequenciar atividades, estimar recursos por atividade e duração das atividades e desenvolver cronograma; custo, estimar custos e definir orçamento; planejar a qualidade; desenvolver plano RH; planejar comunicação; riscos, planejar gestão de riscos, identificar os riscos, fazer análise quantitativa e qualitativa e planejar respostas aos riscos; planejar aquisições.

No grupo execução tem-se 7 processos: integração, dirigir e executar execução de projetos; desenvolver garantia de qualidade; contratar, desenvolver e gerenciar equipe do projeto; distribuir informações e gerenciar expectativas dos interessados; conduzir aquisições.

Monitoramento e controle é outro grupo que conta com 8 processos: integração: monitorar e controlar trabalhos e controle de mudanças; verificar e controlar escopo; controlar cronograma, custos e qualidade; reportar desempenho; monitorar e controlar riscos e administrar aquisições.

Por fim, no grupo encerramento, composto de dois projetos: encerrar o projeto ou a fase e encerrar as aquisições.

Redação Oficial: Uso pronomes de tratamento

Público	Pronome de Tratamento	Envelope	Vocativo (início de carta etc)
Executivo: Prefeito a Presidente da República	Vossa Excelência	A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Função	Excelentíssimo Senhor Presidente da República, demais: Senhor 'nome do cargo'
Legislativo: Presidente Câmera Municipal a Senadores	Vossa Excelência	A Sua Excelência o Senhor Deputado Fulano de Tal Função	Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, demais: Senhor 'nome do cargo'
Judiciário: Auditores, Juizes até Ministros	Vossa Excelência	A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Função	Excelentíssimo Senhor Presidente Supremo Tribunal Federal, demais: Senhor 'nome do cargo'
Demais autoridades	Vossa Senhoria	Ao Senhor Fulano de Tal	Senhor Fulano de Tal
Particulares	Vossa Senhoria	Ao Senhor Fulano de Tal
Reitor	Vossa Magnificência		Magnífico Reitor,
Papa	Vossa Santidade		Santíssimo Padre,
Cardeais	Vossa Eminência Reverendíssima		Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal,
Arcebispos e Bispos	Vossa Excelência Reverendíssima
Monsenhor, Cônego e Superiores religiosos	Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima
Sacerdotes, clérigos e demais religiosos	Vossa Reverência

Resumo Redação Oficial

Quais os princípios da Redação Oficial?

• impessoalidade (escreva em nome do serviço público e não em seu nome)
• uso de linguagem formal (de modo que todos entendam; evite termos técnicos)
• formalidade e padronização (pronomes de tratamento; forma oficial)
• concisão (máximo de informações com um mínimo de palavras)
• clareza (vá direto ao ponto - seja objetivo)
• formalidade (pronomes de tratamento; forma oficial)
• uniformidade

Qual o vocativo correto a ser utilizado nas comunicações?

• aos chefes de poder: Excelentíssimo senhor
• às demais autoridades: Senhor, seguido do cargo

No envelope, como deve ser feito o endereçamento às autoridades?

• autoridades tratadas por Vossa Excelência:
• A Sua Excelência o Senhor
  Fulano de Tal
  Ministro de Estado da Justiça
  70064-900 - Brasília. DF
• A Sua Excelência o Senhor
  Senador Fulano de Tal
  Senado Federal
  70165-900 - Brasília. DF
• às demais autoridades e particulares tratados por Vossa Senhoria:
• Ao Senhor
  Fulano de Tal
  Quadra A Lote B Casa C
  70000-000 - Brasília. DF

Quais os fechos que devem ser utilizados nas comunicações?

• para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente
• para autoridades de mesma ou inferior hierarquia: Atenciosamente

Quanto à identificação do signatário, qual é a forma correta? E qual é a exceção?

• As comunicações oficiais devem conter o nome e o cargo do signatário, abaixo do local de assinatura.
• exceção: os assinados pelo Presidente da República

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma. Quais são eles?

• Ofício
• Aviso
• Memorando

O que é o "padrão ofício"?

• Chama-se padrão ofício a diagramação única, utilizado com o intuito de uniformizar o ofício, o aviso e o memorando.

Quais as partes que devem conter o aviso, o ofício e o memorando?

• tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede
• local e data em que foi assinado
• assunto
• destinatário
• texto
• fecho
• assinatura
• identificação do signatário

Como deve ser o cabeçalho e rodapé ?

• No cabeçalho ou no rodapé do ofício, devem constar:
• nome do órgão ou setor;
• endereço postal;
• telefone e endereço de correio eletrônico.

Como devem ser escritos o local e a data, no padrão ofício?

• Por extenso, com o alinhamento à direita.

O que deve conter no campo "assunto"?

• O resumo do teor do documento.

Em qual tipo de expediente deve haver, também, o endereço, no campo "destinatário"?

• No ofício.

Como devem ser organizados os parágrafos do texto?

• Devem ser numerados, exceto nos casos em que eles estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos.

Quanto à forma de diagramação, quais são os padrões para os elementos seguintes?

• tipo de fonte: Times New Roman
• tamanho da fonte:
• do texto em geral - 12
• das citações - 11
• das notas de rodapé - 10
• numeração de páginas: é obrigatória a partir da segunda página
• impressão de páginas: podem ser impressos em ambos os lados do papel, devem ser utilizadas as chamadas "margem espelho"
• margens:
• primeira linha - 2,5 cm
• esquerda - 3,0 cm, no mínimo
• direita - 1,5 cm
• espaçamento:
• entrelinhas - simples
• entre parágrafos - 6 pt, ou uma linha em branco
• tipo de papel: A4 (29,7 x 21 cm)
• formato de arquivo: preferencialmente Rich Text
• nomes dos arquivos: tipo de documento + número do documento + palavras-chave d conteúdo

Qual é a diferença entre AVISO e OFÍCIO?

• Aviso => é expedido por ministros, para autoridades de mesma hierarquia.
• Ofício => é expedido para e pelas demais autoridades.

Qual é a semelhança entre AVISO e OFÍCIO?

• Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si, e, no caso do Ofício, também com particulares.

O que é memorando?

• É a modalidade de comunicação interna, entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar em mesmo ou diferente nível hierárquico.

Qual é a característica principal do memorando?

• A agilidade.

Como deve pautar-se a tramitação do memorando, em qualquer órgão?

• A tramitação do memorando deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos.

Como deve ser feito o fecho do memorando?

• Para evitar aumento desnecessário do número de comunicações, os despachos do memorando devem ser dados no próprio documento, ou, na falta de espaço, em folha de continuação.

Qual é a peculiaridade do memorando, em relação aos demais expedientes do padrão ofício, quanto à forma?

• A diferença é que seu signatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa.

O que é exposição de motivos?

• Exposição de motivos é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente.

Quais as finalidades da exposição de motivos?

• informar o Presidente de determinado assunto;
• propor alguma medida; ou
• submeter a sua consideração projeto de ato normativo.

Em regra, por quem é expedida a exposição de motivos?

• Pelos Ministros de Estado.

Em que casos ocorre a exposição de motivos interministerial?

• Quando o assunto tratado envolver mais de um Ministério, caso em que a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos.

Formalmente, qual é a apresentação da apresentação de motivos?

• Tem a mesma apresentação do padrão ofício. Nos casos em que a exposição de motivos proponha alguma medida ou apresente projeto de ato normativo, deverá conter anexo.

Quais as formas básicas que a exposição de motivos pode apresentar, de acordo com a sua finalidade?

• Modelo do padrão ofício => para as que tenham caráter exclusivamente informativo.
• Modelo do padrão ofício + informações adicionais + anexo => para as que proponham alguma medida ou apresentem projeto de ato normativo.

Além dos elementos básicos do padrão ofício, a exposição de motivos que submeta à consideração do Presidente da República a sugestão de alguma medida ou projeto de ato normativo deve, obrigatoriamente, conter outros elementos. Quas são eles?

• na introdução: o problema que está a reclamar a adoção da medida ou do ato normativo proposto.
• no desenvolvimento: o porquê de ser aquela a medida ideal para solucionar o problema e as eventuais alternativas existentes para equacioná-lo.
• na conclusão: novamente, qual medida deve ser tomada para solucionar o problema.
• Deve, também, trazer apenso o formulário de anexo à exposição de motivos, devidamente preenchido, de acordo com o modelo previsto no Manual.

O que é "mensagem"?

• Mensagem é o instrumento de comunicação oficial, entre os chefes dos poderes públicos.

Qual deve ser a forma do fax?

• Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhe são inerentes, sendo conveniente o envio de folha de rosto, juntamente ao documento principal.

Como deve ser feito o arquivamento de um fax?

• Deve-se arquivar o xerox do fax, ao invés dele próprio, pois o fax se deteriora com o tempo.

Qual deve ser a forma do email?

• Não há forma rígida, mas deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com a comunicação oficial.

Como deve ser preenchido o campo "assunto" do formulário de correio eletrônico?

• Deve ser preenchido de forma a facilitar a organização documental, tanto do destinatário quanto do remetente.

Quis são as recomendações para o envio de emails com anexo?

• Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text para os anexos. A mensagem que encaminha o arquivo deve trazer informações mínimas sobre o seu conteúdo.

Como devem ser usadas as siglas?

• Não acentue as siglas;
• Não use pontos entre as letras nem no fim. Ex.: ONU (e não O.N.U.);
• Quando citar pela primeira vez uma sigla em um texto, explique antes o que ela significa e, em seguida, coloque a sigla entre parênteses. Nas demais vezes em que ela aparecer, você não vai mais precisar explicar seu significado. Ex.: Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU);
• Todas as letras são escritas em maiúsculas quando a sigla possui até três letras: BC, USP, ONU, OAB, ONG;
• As siglas com quatro letras ou mais são escritas com a primeira letra em maiúscula quando forem pronunciadas como uma única palavra (e não letra por letra): Unicamp, Eletropaulo, Masp, Varig, Inmetro;
• As siglas com quatro letras ou mais são escritas todas em maiúsculas quando se pronuncia separadamente cada uma de suas letras ou parte delas: CPFL, CNBB, CPMF, ABNT;
• Algumas siglas podem ter, ao mesmo tempo, letras maiúsculas e minúsculas: CNPq, UnB, SPTrans.

fonte: http://pensandoemconcursos.blogspot.com.br/2009/09/redacao-oficial-perguntas-e-respostas.html com adaptações.

Riscos dos projetos de sistema

Em busca de produtividade e redução de custos, a automação de processos por meio de sistemas computacionais apresenta-se como um caminho preferencial às empresas e ao Governo.

No entanto, o processo de desenvolvimento de software, chamada Engenharia de Software, demonstra baixo índice de previsibilidade e sucesso, de acordo com Standish Group, no estudo ChaosReport de 1995. Esse relatório apurou que, somente nos Estados Unidos da América (EUA), foram investidos 250 bilhões de dólares em 175.000 projetos. Desses, 31,1% foram cancelados antes de serem concluídos, desperdiçando 81 bilhões de dólares; 52,7% dos projetos custaram 189% do custo original; apenas 16,2% dos projetos tiveram sucesso.

O Chaos Report de 2010 demonstrou melhora nos índices: 37% dos projetos tiveram sucesso; 42% foram contestados e 21% fracassaram. Ainda assim, ao se comparar com projeto de engenharia civil e outras áreas, a índice de sucesso é muito baixo, exigindo a busca de alternativas para a melhoria dos processos de desenvolvimento de sucesso.

Em 2000, Kent Beck, Mike Beedle e outros 15 experientes e consagrados desenvolvedores escrevem o Manifesto Ágil, composto de 4 valores (indivíduos e suas interações, funcionamento do software, colaboração dos clientes, capacidade de resposta às mudanças) e 12 princípios que visam acelerar o processo de desenvolvimento e a melhoria da qualidade do software. O Standish Group divulgou que em 2010 o uso dos processos ágeis cresceu 22% e é usado em 9% de todos os projetos de software. Nos projetos de novos softwares a adoção é expressiva, chegando a 29% dos projetos.

O Instituto de Engenharia de Software da Carnegie Mellon divulgou em 2006 um relatório com as melhorias obtidas pela adoção ao CMMI-DEV – modelo de referência que contém práticas necessárias à maturidade dos processos de desenvolvimento de software: redução média de 34% nos custos e de 50% nos prazos; aumento de 61% na produtividade e 48% na qualidade do software. Esse reconhecimento modelo de qualidade é adotado pelas melhores e maiores empresas de software de todo o mundo já que é o padrão adotado pelo Governo Americano para avaliação da qualidade de software.

Ainda que existam relevantes riscos no processo de desenvolvimento de software, existem também métodos e ferramentas para mitigá-los. Resta aos clientes e usuários a maior exigência na qualidade dos softwares, levando assim a massificação do uso das melhores práticas e métodos de engenharia de software.

Motivação para Concurso Público

Uma causa, uma necessidade, uma grande oportunidade, um forte motivo: Assim, o adulto consegue mudar seus hábitos, postura e atitudes de como a conseguir passar num concorrido processo seletivo para um cargo público.

Com o aumento da concorrência, os candidatos a cargos públicos precisam estar dispostos a muito sacrifício na busca do conhecimento, do domínio dos conteúdos do edital. De acordo com os princípios da Andragogia, definidos por Malcolm Knowles, o adulto só aprende algo novo se perceber que precisa desse conhecimento. O candidato precisa decidir se realmente quer a aprovação e se realmente está disposto a percorrer o duro caminho da preparação.

Para evitar a decisão emocional, momentânea e passageira, Dale Carnegie, autor do Best-seller Como fazer amigos e influenciar pessoas, sugere o candidato cheque sua atitude por meio de quatro perguntas: Preciso desse cargo? Quero realmente assumir essa posição? Entendo que tenho plenas condições de assumir o cargo e concorrer a essa vaga? Vou até fim dessa caminhada em busca da aprovação, custe o que custar? Qualquer resposta negativa ou com alguma pitada de indecisão é indicativo de desistência na caminhada.

Como em qualquer desafio, a estratégia adotada pelo candidato poderá fazer toda a diferença. De acordo com o livro A Arte da Estratégia de Carlos Alberto Júlio, estratégia nada mais é do que o caminho a ser percorrido entre a situação atual e o objetivo a ser alcançado. A estratégia é a definição das ações necessárias para o atingimento da meta. Já o Plano de Ação, detalha como as ações serão feitas, quando, por quem, onde, quanto custarão e porque devem ser feitas.

Assim, o concurseiro aumenta suas chances de sucesso ao fortalecer sua motivação, checar sua atitude, definir com cuidado seu planejamento e executar com diligência seu plano de ação rumo à aprovação.

A relação entre o Estado e o indivíduo na era digital

O crescente uso dos dispositivos eletrônicos facilita a comunicação entre as pessoas, instituições e o Governo. Thomas Friedman, em seu best-seller O mundo é plano, demonstra que a disponibilidade dos meios de comunicação, a Internet, dentre outros, encurtaram as distâncias geográficas; achataram o mundo.

De acordo com a Anatel são mais de 230 milhões de celulares ativos. Todos os municípios, menos um, possuem cobertura celular. A Internet já é utilizada por cerca de 80 milhões de brasileiros, de acordo com o IBOPE. A FEBRABAN divulgou que, em 2010, uma em cada quatro transações bancárias foram realizadas pela Internet. Essa nova realidade muda a forma com que as pessoas e empresas se relacionam e exige também mudanças na relação entre o Estado e o indivíduo.

Em 2000 foi criado o Governo Eletrônico. Inicialmente, um composto de diretrizes para a universalização dos serviços públicos. Hoje, desde a União, Estados e Municípios possuem portais na Internet com diversos serviços, como 2ª via dos tributos, consulta a dados cadastrais etc. A Receita Federal, por exemplo, disponibiliza todos os serviços possíveis em agências físicas também pela Internet, 24h, a partir de qualquer lugar.

A desmaterialização dos processos públicos facilitou a criação dos centros de atendimento integrado ao cidadão, em Goiás, chamados Vapt-Vupt; acelerou o tempo de atendimento, uma vez que grande parte das demandas é atendida por sistemas informatizados em tempo real; desburocratizou processos; aumentou a eficiência da máquina estatal.

Em São Paulo, até mesmo as mídias sociais são usadas no relacionamento entre o cidadão e o Estado. O Governo do Estado mantém 37 perfis no twitter (um para cada órgão), 6 blogs, 8 canais no Youtube dentre outras ferramentas.

Os investimentos para o crescimento do governo eletrônico devem continuar de forma prioritária nos três poderes, abrangendo o máximo de órgãos, repartições e autarquias. Esse caminho acelera o cumprimento dos objetivos fundamentais da República descritos no Artigo 4º da nossa Constituição Federal.

O desafio da privacidade na Internet

Com o expressivo aumento da base de usuários de smartphones, câmeras digitais e computadores pessoais, uma relevante massa de informações foram geradas e armazenadas nesses dispositivos e na Internet. Proteger esses dados, mantendo-os acessíveis aos seus proprietários e restritos aos demais usuários é um desafio constante.

Há alguns meses, a famosa atriz de Hollywood Scarlett Johansson teve seu e-mail hackeado e uma foto nua divulgada na Internet. Rapidamente, por meio judicial, tal foto foi retirada dos principais sites americanos. No entanto, ainda mais rapidamente a foto foi replicada em milhares de servidores em todo mundo.

O facebook, que armazena dados de mais de um bilhão de pessoas em todo mundo, por uma falha, mostrou fotos privadas do próprio fundador Mark Zuckerberg. Em outro momento, mostrou fotos apagadas há três anos.

A rede social Path foi flagrada transferindo conteúdo particular dos celulares de seus usuários para sua rede. O próprio Google, gigante da Internet, admitiu publicamente que violou a privacidade dos usuários do serviço Buzz, quando foi lançado.

Com as constantes notícias de quebra de segurança e violação da privacidade na Internet percebe-se que segurança absoluta e completa das informações é uma utopia. Provavelmente, em algum momento, todos poderemos ser vítimas de uma exposição de dados indesejada que geralmente causa dados irreparáveis.

Uma alternativa para essa constatação é a proposta do pesquisador-visitante da Universidade de Stanford , Evgeny Morozov, de criação de um sistema de seguro compulsório contra desastres on-line. Assim, quando ocorresse a falha de um sistema, a violação da privacidade de alguém, essa pessoa poderá já receber sua indenização pelos danos sofridos.

Ainda assim, o que resta ao cidadão desse mundo conectado é bom senso no compartilhamento dos dados pessoais. Antes de compartilhar uma informação, foto, dados, arquivo, devemos sempre pensar o risco iminente do vazamento dessa informação.